ヒヤリハット報告書の書き方とテンプレート｜厚生労働省の様式例、工場の記入例から報告後の改善・社内共有までを解説
ヒヤリハット報告書は、状況・原因・対策案を分けて書くと整理できます。厚生労働省が公開する様式例の入手先と、工場の公式事例を基にした記入例を示します。まず自社様式に合わせ、報告者を責めずに設備や手順の改善と社内共有へつなげる書き方を、製造現場の安全衛生担当者や管理者向けに説明します。
ヒヤリハット報告書の書き方とテンプレート
ヒヤリハット報告書は、起こりそうになった事故の状況、原因、災害を防ぐ対策案を分けて書くと整理できます。厚生労働省は報告書の様式例を公開しており、職場のあんぜんサイトの工場事例も、文章を具体化する参考になります。
ヒヤリハット活動は、ヒヤリとしたことやハッとしたことを取り上げ、災害防止につなげる活動です。同じページは、報告する側にも受ける側にもあまり名誉なことではない、と書いています。そのうえで、労働者を責めない取決めをし、それを実行しないと制度が長続きしない、と説明しています。書くときも、本人の反省だけで終わらせず、作業場所や手順の何を変えるかを書きます。
ヒヤリハット報告書の書き方
自社の様式がある場合は、その欄に合わせて書いてください。以下は、原反移し替えの公式事例を参考にした、本記事独自の整理方法です。
状況には、作業と起こりそうになったことを書く
「作業中に危なかった」だけでは、何を見直すのか伝わりません。どの作業で、何が起こりそうになったのかを、場所が分かるように書きます。日時や部署名を自社様式が求めるときは、確認できた情報だけを入れてください。
原因は「不注意」だけで終わらせない
状況の次に、作業場所、設備、手順の問題を分けます。「つまずいた」は出来事で、「作業する床面に出っ張りがあった」は問題点です。分けると、直す対象が見えます。
手順どおりでなかったときも、注意不足だけで原因を閉じないでください。職場のあんぜんサイトは、手順書に無理があって守れなかった可能性を考え、見直す機会にするよう説明しています。その人の行動は記録に残し、設備や手順の側も見ます。
対策案は、書いた問題点に対応させる
「今後は気を付ける」では、床の出っ張りは残ります。原反移し替えの公式事例の対策欄は、踏み台か、つまずかないガードの設置です。その現場で実施済みかは書かれていません。まだ決めていないなら「設置を検討する」と書き、実施済みの対策とは分けてください。
テンプレートは厚生労働省の様式例も参考にする
厚生労働省の「製造事業者向け 安全衛生管理のポイント」には、「3.2.8 気づいたことを報告しよう（ヒヤリ・ハット報告、改善提案）」と「【様式例】ヒヤリハット報告書」が載っています。ヒヤリハット報告書のテンプレートを探すときは、この案内を開いてください。
様式例の項目は、「３． 安全衛生活動の実施」のPDFリンクの下に並んでいます。欄の中身は、そのPDFを開いて自社様式と照合してください。全国共通の必須用紙とは扱わず、先に自社の報告手順を見ます。下の表は欄の写しではなく、下書き用のメモです。厚生労働省の様式からの転載でもありません。
| 整理する内容 | 下書きで考えること |
|---|---|
| 状況 | どの作業で、何が起こりそうになったか |
| 原因・問題点 | 作業場所、設備、手順のどこに問題があったか |
| 対策案 | その問題に対応する設備や手順の改善案は何か |
メモで分けた文章を、自社様式の該当欄へ移します。分からない日時や原因を、空欄が嫌だからと推測で足さないでください。下の記入例も、自分が見た作業に置き換えます。
工場の公式事例を基にした記入例
使うのは、職場のあんぜんサイトの「原反移し替え作業時に、床の出っ張りでつまずき、転倒しそうになった」です。
自動倉庫から出庫した検査用原反は、ロール巻きで1本30kgです。2人が相対して軸を持ち、検査室へ取り込むレール走行用台車へ移していました。1人がレールを固定するアンカーボルトの留め金につまずき、2人とも転倒しそうになりました。表は、この状況を基にしたこの記事の記入例です。原因・問題点の行は、状況文からこの記事が分けたものです。提出済みの報告書でも、厚生労働省の記入済み様式でもありません。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 状況 | 2人が相対して原反を台車へ移し替えていた際、1人がレールを固定するアンカーボルトの留め金につまずき、2人とも転倒しそうになった。 |
| 原因・問題点 | 移し替え作業をする床面に、つまずくおそれのある出っ張りがあった。 |
| 対策案 | 床の出っ張りにつまずかないよう、踏み台やガードの設置を検討する。 |
ページの対策は、アンカーボルトの頂部と同じ高さ（約100mm）の踏み台を両側に置くか、床上につまずかないガードを置く、という内容です。約100mmは、その現場の出っ張りに合わせた数字です。
ただし、他の工場の設計基準にはしません。原反や台車という言葉だけ替えて、別の現場の報告書にもしないでください。
ヒヤリハット報告を改善と共有につなげる
提出先と期限は、自社の窓口と手順で確認してください。次は社内運用を考えるための整理例で、全国一律の承認の流れではありません。
- 自社の窓口と様式を確認し、体験した状況を報告する。
- 報告者を責めず、設備や作業手順を見直す。
- 改善した事例を社内で共有する。
報告を促す方法として、職場のあんぜんサイトは朝礼などの機会での意識付けを挙げています。改善した事例は、社内報などで広く伝え、水平展開や労働者の意識向上につなげるよう勧めています。
RegAffairs AIの「ヒヤリハット報告書はどう書けばいいですか？」への回答でも、報告書の書き方を確認できます。