Systematiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2023:1 i praktiken
Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att undersöka risker, åtgärda och följa upp arbetsmiljön. Läs om AFS 2023:1, dokumentation och checklista för SAM.
Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, innebär att arbetsgivaren organiserar, genomför och följer upp arbetsmiljöarbetet för att förebygga ohälsa och olycksfall. Det ska ingå i den dagliga verksamheten: undersök arbetsmiljön, bedöm riskerna, genomför åtgärder och kontrollera resultatet enligt AFS 2023:1.
Grundföreskriften gäller sedan den 1 januari 2025 och ersatte AFS 2001:1. Om era rutiner fortfarande hänvisar till den äldre föreskriften behöver hänvisningarna ses över. Själva SAM-arbetet måste också fungera i vardagen, inte bara beskrivas i dokument. Kraven omfattar fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden enligt 5 §.
Vad innebär systematiskt arbetsmiljöarbete för arbetsgivaren?
AFS 2023:1 gäller all verksamhet där arbetstagare utför arbete för en arbetsgivares räkning. Arbetsgivaren ansvarar för att reglerna följs. Den som hyr in arbetskraft likställs med arbetsgivare enligt 3–4 §§.
Arbetet behöver organiseras så att någon faktiskt kan utföra uppgifterna. Fördela dem till tillräckligt många chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare. De behöver befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens. Arbetsgivaren behåller arbetsmiljöansvaret även när uppgifter fördelas, vilket framgår av de allmänna råden till 9 §.
Arbetstagare och skyddsombud ska få möjlighet att medverka. Rutinerna ska ange när och hur arbetsmiljöarbetet genomförs, vem som ser till att det blir gjort och vilka som ska medverka. Möten kan vara en form för detta, men föreskriften kräver ingen viss mötesmodell. Utgå från 6 och 8 §§ när ni bestämmer arbetssättet.
Undersök arbetsmiljön och gör skriftliga riskbedömningar
Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena och bedöma riskerna för ohälsa och olycksfall. Planerade skyddsronder, dagliga undersökningar, mätningar och intervjuer är exempel på metoder i de allmänna råden. Välj metoder som fångar verksamhetens risker, även organisatoriska och sociala förhållanden. Råden omfattar också distansarbete och förhållanden som berör enstaka personer. Se 5 och 11 §§ med allmänna råd.
Riskbedömningen ska alltid vara skriftlig. Den ska ange vilka riskerna är och om de är allvarliga. Det kravet gäller även den lilla arbetsgivaren. En muntlig genomgång ersätter alltså inte dokumentationen enligt 11 §.
Gör också en riskbedömning när ändringar i verksamheten planeras. Arbetsmiljöverket nämner omorganisation, digitalisering, flytt och ombyggnation som exempel. Bedömningen hör hemma i planeringen, så att riskerna kan påverka hur förändringen genomförs. Vänta inte tills allt redan är på plats. Stöd finns i 11 § och myndighetens vägledning om SAM.
Åtgärda riskerna och kontrollera resultatet
Nödvändiga åtgärder ska genomföras omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska tas upp i en skriftlig handlingsplan. Där ska det framgå när de ska genomföras och vem som ska se till att det blir gjort. Genomförda åtgärder ska sedan kontrolleras enligt 13 §.
Skilj därför mellan beslutet att göra något och kontrollen av att åtgärden fungerar. En avklarad punkt i handlingsplanen ersätter inte den kontroll som föreskriften kräver. De allmänna råden till 13 § anger att risker i första hand bör tas bort eller minskas vid källan. Det är ett råd om val av åtgärder, inte en föreskriven numrerad åtgärdstrappa.
Vid arbetsrelaterad ohälsa, olycksfall eller allvarliga tillbud ska arbetsgivaren utreda orsakerna. Syftet är att förebygga risker, enligt 12 §. Använd utredningen för att avgöra vilka åtgärder som behövs och kontrollera därefter det som genomförts.
Handlingsplanen gäller alltså åtgärder som inte genomförs omedelbart. Om alla nödvändiga åtgärder genomförs direkt kräver 13 § ingen separat handlingsplan för uppskjutna åtgärder. Kravet att kontrollera genomförda åtgärder gäller fortfarande.
Vad måste dokumenteras i SAM?
Tiopersonersgränsen är lätt att misstolka. Policy, rutiner, uppgiftsfördelning och årlig uppföljning behövs även i mindre verksamheter. Vid tio eller fler arbetstagare i verksamheten tillkommer de särskilda skriftlighetskraven nedan. Andra dokumentationskrav gäller oavsett storlek. Tabellen sammanfattar 7–14 §§ i AFS 2023:1.
| Underlag | När krävs skriftlig form? |
|---|---|
| Arbetsmiljöpolicy | Vid tio eller fler arbetstagare, 7 § |
| Rutiner för SAM | Vid tio eller fler arbetstagare, 8 § |
| Uppgiftsfördelning | Vid tio eller fler arbetstagare, 9 § |
| Resultat av årlig uppföljning | Vid tio eller fler arbetstagare, 14 § |
| Riskbedömningar | Alltid, 11 § |
| Handlingsplan | För åtgärder som inte genomförs omedelbart, 13 § |
| Instruktioner | Vid allvarliga risker i arbetet, 10 § |
Färre än tio arbetstagare betyder alltså inte undantag från SAM. Det betyder inte heller att riskbedömningen får vara muntlig. Kontrollera varje underlag mot sitt eget krav, i stället för att använda en gemensam storleksgräns för all dokumentation.
Skyddsrond och årshjul för systematiskt arbetsmiljöarbete
En skyddsrond är ett sätt att undersöka arbetsmiljön. Den ersätter inte riskbedömning, åtgärder eller uppföljning. AFS 2023:1 anger inget generellt krav på en skyddsrond per år eller någon särskild månad. Enligt de allmänna råden till 11 § beror undersökningsfrekvensen på riskerna i verksamheten.
Ett årshjul kan hjälpa er att planera arbetet, men AFS 2023:1 kräver inget dokument med det namnet. Följande är ett eget planeringsexempel, inte myndighetens schema:
- Planera när policy, rutiner och fördelade arbetsmiljöuppgifter ska gås igenom.
- Lägg in undersökningar med metoder och intervall som passar verksamhetens risker.
- Följ handlingsplanens åtgärder löpande och planera kontroll av det som genomförts.
- Avsätt tid för den årliga uppföljningen av själva SAM-arbetet.
Planeringen måste lämna utrymme för riskbedömningar inför förändringar och för det dagliga arbetsmiljöarbetet. Andra arbetsmiljöföreskrifter kan dessutom innehålla mer preciserade krav. Årshjulet ersätter inte dessa, se 2, 5, 8 och 11–14 §§.
Vid den årliga uppföljningen ska arbetsgivaren kontrollera om SAM följer föreskrifterna och fungerar. Brister ska leda till förbättringsåtgärder. Det är en granskning av arbetssättet, medan kontrollen enligt 13 § gäller genomförda åtgärder. Båda behövs enligt 13–14 §§.
Checklista och mallar för systematiskt arbetsmiljöarbete
Använd frågorna som en praktisk sammanfattning av 5–15 §§. Det är en egen checklista, inte Arbetsmiljöverkets officiella kontrollista eller ett uttömmande kontrollsystem.
- Finns policy, rutiner och tydligt fördelade arbetsmiljöuppgifter?
- Kan arbetstagare och skyddsombud medverka i arbetet?
- Undersöks fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden regelbundet?
- Dokumenteras riskbedömningar skriftligt, även inför planerade förändringar?
- Åtgärdas risker, och får uppskjutna åtgärder en ansvarig och en tidpunkt i handlingsplanen?
- Kontrolleras genomförda åtgärder och utreds orsaker till ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud?
- Följs SAM upp varje år och förbättras arbetet när brister upptäcks?
- Har arbetstagarna tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna, med aktuella skriftliga instruktioner vid allvarliga risker?
- Anlitas företagshälsovård eller motsvarande extern sakkunnig hjälp när den interna kompetensen inte räcker?
Arbetsmiljöverkets sida om systematiskt arbetsmiljöarbete samlar mallar och stöd. Där finns bland annat exempel på arbetsmiljöpolicy, stöd för undersökning samt blanketter för riskbedömning och handlingsplan. Det finns också en blankett för riskbedömning vid förändringar och stöd för årlig uppföljning. Välj det stöd som passar uppgiften. En ifylld mall behöver fortfarande motsvara de förhållanden ni faktiskt ska bedöma.
Kunskap och hjälp när den egna kompetensen inte räcker
Alla arbetstagare ska ha tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna. Vid allvarliga risker krävs skriftliga instruktioner som är anpassade till målgruppen och hålls aktuella. AFS 2023:1 fastställer däremot ingen generell obligatorisk SAM-kurs eller viss kurslängd. Utgå från kunskapskraven i 10 §, inte enbart från om någon har gått en utbildning.
Hos RegAffairs AI kan du läsa ett källhänvisat svar om arbetsgivarens SAM, som stöd för läsningen av reglerna.
När den interna kompetensen inte räcker för SAM eller arbetsanpassning och rehabilitering ska arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller motsvarande extern sakkunnig hjälp. Hjälpen ska ha tillräcklig omfattning, kompetens och resurser enligt 15 §.