Q.01

Kto musi złożyć raport KOBiZE?

Raport do Krajowej bazy KOBiZE musi złożyć każdy podmiot korzystający ze środowiska, którego działalność powoduje emisje. Raport „sporządza i wprowadza do Krajowej bazy, w terminie do końca lutego każdego roku” i obejmuje poprzedni rok kalendarzowy (art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 526). Ustawa nie przewiduje progu ilości emisji, poniżej którego obowiązek nie powstaje.

Kto dokładnie (art. 7 ustawy):

  • Przedsiębiorcy i inne podmioty korzystające ze środowiska, jeśli ich działalność powoduje emisje (ust. 1). Pojęcie „podmiotu korzystającego ze środowiska” ustawa przejmuje z art. 3 pkt 20 Prawa ochrony środowiska (art. 2 pkt 20).
  • Osoba fizyczna niebędąca przedsiębiorcą składa raport tylko w dwóch przypadkach (ust. 1a):
    1. eksploatuje instalację, dla której korzystanie ze środowiska wymaga pozwolenia na wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza albo pozwolenia zintegrowanego (art. 181 ust. 1 pkt 1 i 2 POŚ);
    2. eksploatuje źródło spalania paliw, o którym mowa w art. 152 ust. 2b POŚ.
  • Gdy obowiązek dotyczy eksploatacji instalacji, raport składa prowadzący instalację (ust. 2).
  • Zmiana podmiotu w trakcie roku: jeśli inny podmiot przejmuje prawa i obowiązki, raport za cały rok składa ten nowy podmiot (ust. 2a). Jeśli nowy podmiot nie jest następcą prawnym poprzedniego, każdy z nich składa raport za okres, w którym sam prowadził działalność (ust. 2b).

Pozostałe zasady:

  • Raport obejmuje informacje z art. 6 ust. 2 pkt 1-10, m.in. dane podmiotu, miejsca korzystania ze środowiska, urządzenia, instalacje i źródła emisji, wielkości emisji, paliwa i surowce oraz pozwolenia. Emisje ustala się na podstawie pomiarów albo danych o produkcji, zużyciu paliw lub surowców i wskaźników emisji (ust. 3).
  • Informacji o działaniach ratowniczych nie wpisuje się do raportu (ust. 1b).
  • Obowiązek złożenia raportu za dany rok wygasa po 5 latach od końca roku, w którym powstał (ust. 2c).
  • Szczegółowy zakres raportu i sposób jego wprowadzania określa rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 26 października 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 2217). Raport wprowadza się przez konto podmiotu na stronie Krajowej bazy. Konto zakłada się formularzem rejestracyjnym, a osoba składająca formularz musi się uwierzytelnić przez Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej (login.gov.pl), zgodnie z poradnikiem KOBiZE.
  • Jeśli KOBiZE ma wątpliwości co do raportu, podmiot ma 14 dni na wyjaśnienia lub korektę (art. 8 ust. 3). Gdy tego nie zrobi podmiot eksploatujący instalację z pozwoleniem albo źródło spalania paliw o nominalnej mocy cieplnej co najmniej 1 MW, KOBiZE może zawiadomić wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska (art. 8 ust. 4).

Approach: Przepisów o obowiązku raportowania do Krajowej bazy nie ma w bazach danych, które przeszukuję (jest tam tylko publiczna wyszukiwarka substancji KOBiZE). Dlatego przeczytałem art. 7 i 8 w obowiązującym tekście jednolitym ustawy (stan prawny na 24 marca 2026 r., obejmujący zmianę z 21 listopada 2025 r.) oraz poradnik KOBiZE z grudnia 2024 r.

Źródła:

Q.02

Jak zarejestrować firmę i wysłać raport?

Zakładasz konto podmiotu na stronie Krajowej bazy (krajowabaza.kobize.pl). Służy do tego przycisk „Zarejestruj podmiot” i potwierdzenie tożsamości przez login.gov.pl. Po akceptacji przez KOBiZE wypełniasz w zakładce „Raporty” raport za poprzedni rok i wysyłasz go przyciskiem „Wyślij”. Termin mija z końcem lutego. Raportu nie wysyła się inną drogą niż przez konto w Krajowej bazie.

1. Rejestracja podmiotu (instrukcja KOBiZE, luty 2025)

Rejestracja ma trzy etapy:

Etap 1: potwierdzenie tożsamości. Na stronie Krajowej bazy kliknij „Zarejestruj podmiot”. System przekieruje Cię do login.gov.pl, czyli Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej. Jeśli masz już konto w Krajowej bazie i chcesz dodać kolejny podmiot, wybierz w zakładce „Formularze” opcję „+nowy formularz rejestracyjny”.

Etap 2: formularz rejestracyjny.

  • Wpisz numer KRS albo REGON lub NIP i kliknij „Pobierz dane”. System pobierze dane z rejestrów KRS, REGON albo RSPO. Pobrane dane możesz poprawić. Możesz też wpisać wszystko ręcznie: nazwę, formę prawną, REGON, NIP, KRS, adres siedziby, telefon, adres do doręczeń elektronicznych i stronę internetową.
  • Osoba składająca formularz staje się głównym użytkownikiem konta. Imię i nazwisko system wpisze sam z login.gov.pl. Telefon i służbowy e-mail podajesz samodzielnie. Na ten e-mail przyjdą dane dostępowe.
  • Pełnomocnictwo:
    • Zaznacz „Nie”, jeśli Twoje prawo do reprezentacji wynika z KRS, REGON, CEIDG, RSPO albo BIP.
    • Zaznacz „Tak”, jeśli działasz jako pełnomocnik. Wtedy pobierz z systemu wzór pełnomocnictwa. Osoba uprawniona do reprezentacji podpisuje je podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym (e-dowód). Podpisane pełnomocnictwo załączasz do formularza.
    • Od pełnomocnictwa płaci się 17 zł opłaty skarbowej. Dowód wpłaty załączasz do formularza. Jeśli go zabraknie, KOBiZE zawiadamia właściwy organ podatkowy.
  • Zaznacz klauzulę informacyjną, kliknij „Zapisz i przejdź dalej”, sprawdź dane i kliknij „Złóż formularz”. Wersja robocza zostaje w zakładce „Formularze”.

Etap 3: aktywacja. Kliknij link aktywacyjny z e-maila. Dopiero wtedy formularz trafia do weryfikacji w KOBiZE. Jeśli link nie przyjdzie w ciągu 24 godzin, sprawdź folder SPAM. Gdy e-mail był błędny, formularz trzeba złożyć od nowa.

Inne załączniki, jeśli dotyczą:

  • inne dokumenty potwierdzające prawo do reprezentacji;
  • kopia zaświadczenia o nadaniu NIP, gdy podmiotu nie ma w KRS, CEIDG, REGON ani RSPO;
  • dokument o zasadach reprezentacji, gdy przedsiębiorca zagraniczny nie ma oddziału w Polsce.

Wynik: po akceptacji KOBiZE nadaje 6-cyfrowy numer identyfikacyjny podmiotu i wysyła głównemu użytkownikowi informację o dostępie do konta. Jeśli w formularzu są braki, KOBiZE wzywa do ich usunięcia w wyznaczonym terminie. Gdy braki nie zostaną usunięte, formularz zostaje bez rozpoznania.

2. Przygotowanie i wysłanie raportu (poradnik KOBiZE, grudzień 2024)

  1. Zaloguj się przez login.gov.pl albo własnym loginem i hasłem. Sesja wygasa po 60 minutach bezczynności, a niezapisane dane przepadają.
  2. Uzupełnij „Dane podmiotu”, w tym obowiązkowy kod PKD dla głównej działalności. Nazwy, formy prawnej, REGON, NIP i KRS nie zmienisz w tym miejscu. Do ich zmiany służy formularz aktualizacji danych.
  3. Dodaj miejsca korzystania ze środowiska (MKzŚ). Każde miejsce oznaczasz jako „z instalacją” (np. kotły, stanowiska spawalnicze, klimatyzacja) albo „bez instalacji”. Podajesz adres, a dla miejsc z instalacją także REGON jednostki lokalnej.
  4. Utwórz raport: w zakładce „Raporty” wybierz rok i kliknij „+dodaj raport dla podmiotu”. Jeśli w danym roku nie było działalności powodującej emisje, zaznacz pole „Brak działalności powodującej emisję”.
  5. Wypełnij trzy części raportu:
    • sprawozdanie dla każdego MKzŚ. Każde zatwierdzasz osobno albo oznaczasz „brak działalności”.
    • sprawozdanie z eksploatacji urządzeń, czyli urządzeń niestacjonarnych, w tym środków transportu. Jeśli ich nie było, zaznaczasz brak eksploatacji.
    • przedsięwzięcia inwestycyjne, które zmieniają emisję. Tę część można pominąć, jeśli takich przedsięwzięć nie było.
  6. Sprawdź błędy przyciskiem „Weryfikuj”. Jeśli raport zawiera błędy, system nie przyjmie go i pokaże listę błędów z odnośnikami do miejsc, które trzeba poprawić.
  7. Wyślij raport: kliknij „Wyślij” w oknie „Informacje o sporządzanym raporcie dla podmiotu”. Potem w kolumnie „Podgląd w PDF” pobierzesz raport i potwierdzenie wprowadzenia raportu.
  8. Korekta: kliknij „Pobierz do korekty” przy wysłanym raporcie, a w razie potrzeby także przy sprawozdaniach MKzŚ. Po poprawkach zatwierdź sprawozdania i wyślij raport ponownie.

Raport uproszczony (od raportu za 2022 r.). Możesz go wybrać, jeśli podmiot:

  • eksploatował wyłącznie urządzenia (np. pojazdy), lub
  • działał w nie więcej niż 5 miejscach i w każdym z nich albo stosował środki dezynfekcyjne, albo miał nie więcej niż 10 instalacji tylko takich rodzajów:
    • instalacje spalania paliw bez urządzeń redukujących emisję, o łącznej mocy w danym miejscu nieprzekraczającej 0,5 MW;
    • instalacje chłodnicze lub klimatyzacyjne z ubytkiem czynnika;
    • instalacje gastronomiczne, o łącznej mocy w danym miejscu nieprzekraczającej 0,5 MW.

Kontakt z KOBiZE:

  • infolinia Krajowej bazy: +48 22 569 65 96;
  • status formularzy: +48 22 462 81 88;
  • e-mail: pomoc.kb@kobize.pl.

Obie linie działają w dni robocze w godz. 9:00-15:00.

Strona Krajowej bazy informuje o pracach technicznych przy dostępie do danych za lata 2020-2022, które potrwają do 12 listopada 2026 r. Na stronie z instrukcjami jest też nowszy poradnik do raportów za lata 2023-2025. Kroki powyżej pochodzą z poradnika z grudnia 2024 r., a nowszego nie czytałem.

Approach: Procedury rejestracji i raportowania nie ma w moich bazach danych (jest tam tylko wyszukiwarka substancji KOBiZE). Dlatego przeczytałem instrukcję wypełniania formularza rejestracyjnego KOBiZE (luty 2025) i poradnik KOBiZE do raportów za lata 2019-2022 (grudzień 2024).

Źródła:

Q.03