Q.01

Wanneer heb ik een begeleidingsbrief voor afvalstoffen nodig?

In Nederland heb je een begeleidingsbrief nodig bij elk transport van afvalstoffen. Het maakt niet uit of de ontdoener, de ontvanger, de vervoerder of een inzamelaar het transport doet. Het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA) zegt het zo: "Bij ieder transport van afval moet een begeleidingsbrief aanwezig zijn" (LMA, Begeleidingsbrief).

Aanpak: Ik heb de jaarrapporten van het LMA doorzocht, maar die beschrijven de regel zelf niet. Daarom heb ik de uitleg van het LMA (Rijkswaterstaat) op lma.nl gebruikt. De wettekst van het Besluit melden bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen op wetten.overheid.nl kon ik niet openen. De artikelverwijzingen en de grens van 500 kg hieronder komen dus van het LMA en zijn niet tegen de officiële wettekst gecontroleerd.

Wie moet wat doen (volgens het LMA, op basis van artikel 10.39 en 10.40 van de Wet milieubeheer)

  • Ontdoener: moet de begeleidingsbrief meegeven aan degene die het afval vervoert.
  • Vervoerder: moet de brief bij zich hebben en bij aflevering overhandigen.
  • Ontvanger: mag geen afval accepteren zonder begeleidingsbrief.
  • Invullen: de wet regelt niet wie de brief invult; dat spreken de partijen zelf af. Vaak doet de ontdoener het, soms de ontvanger als service.

Wanneer is géén begeleidingsbrief nodig (artikel 11, lid 1 van het Besluit melden, volgens het LMA)

  • Bij import en export van afval waarbij het EVOA-transportdocument of het Bijlage VII-document meegaat.
  • Als het transport wordt uitgevoerd met rijbewijs categorie B (niet BE).
  • Bij kleine hoeveelheden niet-gevaarlijk afval tot maximaal 500 kg. Voor gevaarlijk afval geldt deze uitzondering niet.
  • Bij inzameling die niet beroepsmatig gebeurt, zoals papier of textiel dat verenigingen ophalen.
  • Bij huishoudelijk afval en vergelijkbaar bedrijfsafval dat rechtstreeks naar een overslaglocatie gaat.
  • Bij veegvuil, marktafval, drijfafval en slib uit riolen, kolken en gemalen (RKG-slib) dat naar een overslaglocatie gaat.

Bewaren en digitaal gebruik

  • Alleen de ontvanger moet de begeleidingsbrief minstens 5 jaar bewaren, als hij voor die stroom bij het LMA moet melden (artikel 3, lid 6 van het Besluit melden). Dat mag op papier of als volledige scan.
  • Het papieren formulier is de standaard. Een digitale begeleidingsbrief (app, chip of tablet) mag alleen met een ontheffing van de minister van Infrastructuur en Waterstaat (LMA, digitale begeleidingsbrief).
  • Bij huishoudelijk afval dat tussentijds geparkeerd wordt, gebruik je in principe één begeleidingsbrief voor het hele traject. Wordt er geparkeerd op het afgesloten terrein van een vaste locatie, dan is voor het tweede deel van het traject een tweede brief nodig (LMA, Specifieke situaties).

Dit is de Nederlandse regeling. Gaat het om transport in België, dan geldt daar een eigen regime, en dat heb ik niet onderzocht.

Bronnen:

Q.02

Hoe vul ik een begeleidingsbrief in?

Je vult de begeleidingsbrief in op het vaste formulier uit de Regeling melden bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen. De donkere vakken moet je altijd invullen. De gearceerde vakken zijn alleen verplicht als de situatie erom vraagt. De witte vakken zijn vrijwillig. De brief is alleen geldig als hij "naar waarheid" is ingevuld en ondertekend door bevoegde personen (LMA, Begeleidingsbrief; LMA, voorbeeld begeleidingsbrief met toelichting).

Aanpak: In de LMA-jaarrapporten in onze datasets staat geen invulinstructie. Ik heb daarom de uitleg van het LMA (Rijkswaterstaat) op lma.nl gebruikt, plus het voorbeeldformulier (versie 2.3) dat het LMA publiceert, met de toelichting op de achterkant. De Regeling zelf heb ik niet geopend. De artikelverwijzingen hieronder komen van het LMA.

Voorbereiding

  • Wat er op de brief komt, ligt van tevoren al vast. Het zijn de gegevens die je hebt doorgegeven bij het vastleggen van aard en samenstelling van het afval en bij het toekennen van het afvalstroomnummer.
  • Het formulier bestaat uit een wit origineel en doorslagen, één voor elke partij. Er is een versie met 3 en een versie met 4 doorslagen. De versie met 4 gebruik je als een handelaar of bemiddelaar het transport regelt.

Per vak (volgens de toelichting op het formulier)

  • Vak 1, afzender: dit is wie de vervoerder of inzamelaar de opdracht geeft. Kruis aan of dat de (primaire) ontdoener, de ontvanger, een handelaar of een bemiddelaar is.
    • Geeft de ontdoener de opdracht, dan volstaat "zie ontdoener".
    • Geeft de ontvanger de opdracht, dan volstaat "zie ontvanger".
    • Een handelaar of bemiddelaar vult naam, adres en VIHB-nummer in, en moet op de landelijke VIHB-lijst staan.
    • Bij de inzamelaarsregeling vermeld je hier de werkelijke primaire ontdoener.
  • Vak 2, factuuradres: niet verplicht.
  • Vak 3a, ontdoener: de vestiging die het afval laat afvoeren. Een postbus is niet toegestaan. Bij (route-)inzameling is de inzamelaar de ontdoener.
  • Vak 3b, locatie van herkomst: alleen invullen als het afval van een ander adres komt dan in 3a. Is er geen exact adres, gebruik dan een omschrijving, bijvoorbeeld "Rijksweg A…, hectometerpaal …". Bij route-inzameling mag je een route of "diverse locaties" invullen.
  • Vak 4a, uitbesteed vervoerder: naam, adres en VIHB-nummer van de vervoerder, als de inzamelaar het transport uitbesteedt. Ook dan moet de inzamelaar in vak 5 blijven staan. Gebruik dit vak ook als een andere vervoerder rijdt dan in vak 5 staat, met toestemming van de ontdoener. De brief hoeft dan niet opnieuw.
  • Vak 4b, locatie van bestemming: de vestiging die het afval ontvangt, met de naam van de ontvangende inrichting.
  • Vak 5, getransporteerd door: kruis 1 t/m 6 aan.
    • Vervoert de afzender of ontdoener zelf, dan is aankruisen genoeg.
    • Bij een ontvanger, inzamelaar of vervoerder vul je naam, adres en VIHB-nummer in.
    • Kruis aan of het gaat om route-inzameling (voeg dan een lijst met ophaaladressen bij), de inzamelaarsregeling of repeterende vrachten.
    • Bij repeterende vrachten is het kenteken verplicht. Je mag dan per brief maximaal de transporten van één werkweek (maandag t/m zondag) vermelden, elk met datum en tijdstip.
  • Vak 6, afvalgegevens:
    • Afvalstroomnummer: verplicht als er een is toegekend. Het nummer heeft twaalf posities, en je mag meerdere nummers vermelden.
    • Gebruikelijke benaming van het afval en de verpakking.
    • Euralcode: maximaal 6 cijfers. Gaat het om een GN-code, dan vul je die in, beginnend met "GN" en in totaal 10 posities.
    • Verwerkingsmethode: een code uit de lijst A t/m G, bijvoorbeeld A.02 overslag/opbulken, C.03 sorteren/scheiden, F.07 verbranden met terugwinning van energie of G.01 direct storten.
    • Hoeveelheid in kg: de geschatte hoeveelheid mag de ontdoener vooraf invullen. De ontvanger "is verplicht" om bij ontvangst per afvalstroomnummer de gewogen hoeveelheid te noteren. Zijn er geen weeggegevens, dan mag hij een schatting of omrekeningsfactor gebruiken.
  • ADR: valt het (gevaarlijke) afval ook onder het ADR, dan zet je alle verplichte ADR-informatie in de vrije ruimte van het formulier.
  • Handtekeningen: er zijn vakken voor afzender, ontdoener, transporteur en ontvanger. De handtekening van de afzender is niet verplicht.

Wanneer is een vak verplicht? (volgens het LMA)

  • Wit, niet verplicht: postcodes, factuuradres, datum ontvangst, geschatte hoeveelheid en handtekening afzender.
  • Gearceerd, soms verplicht:
    • VIHB-nummer van een handelaar of bemiddelaar die afzender is;
    • gegevens van een uitbesteed vervoerder;
    • VIHB-nummer in vak 5, alleen als de vervoerder er een nodig heeft;
    • kenteken, alleen bij repeterende vrachten;
    • afvalstroomnummer, alleen als de bestemming de ontvangst bij het LMA moet melden en er een nummer is toegekend.
  • Donker: altijd verplicht.
  • Let op: op de doorslagen zijn meer velden verplicht dan op het witte origineel, namelijk de datum van ontvangst, het definitieve gewicht en de handtekening van de ontvanger. Het origineel blijft achter op de ophaallocatie, en daar zijn die gegevens nog niet bekend.

Na het transport

  • De transporteur geeft de brief bij aflevering aan de ontvanger.
  • De ontvanger moet de brief minstens 5 jaar bewaren als hij de ontvangst bij het LMA moet melden, op papier of als volledige scan (artikel 3, lid 6 van het Besluit melden, volgens het LMA).

Bronnen:

Q.03

Mag ik een digitale begeleidingsbrief gebruiken?

Ja, maar alleen met een ontheffing. De papieren begeleidingsbrief is de standaard. Een digitale begeleidingsbrief mag je pas gebruiken als de minister van Infrastructuur en Waterstaat daarvoor ontheffing heeft gegeven op grond van artikel 12, lid 2 van het Besluit melden bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen (LMA, Digitale begeleidingsbrief). Zonder ontheffing gebruik je dus gewoon het papieren formulier.

Aanpak: Ik heb de LMA-jaarrapporten 2024 en 2025 doorzocht, en ook de Omgevingswet en het Besluit activiteiten leefomgeving (Bal). Daarin staat de regel over de digitale brief niet. Daarom heb ik de uitleg van het LMA op lma.nl gebruikt. De officiële tekst van het Besluit melden op wetten.overheid.nl kon ik niet openen, dus de verwijzing naar artikel 12, lid 2 komt van het LMA.

Hoe vraag je de ontheffing aan (volgens het LMA)

  • Wie beslist: de minister van Infrastructuur en Waterstaat. Volgens het LMA verleent de directeur van Infomil de ontheffing namens de minister.
  • Waarheen: Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA), Postbus 2232, 3500 GE Utrecht. Het LMA raadt aan eerst te overleggen via het contactformulier.
  • Wat stuur je mee: schermafbeeldingen waarop je ziet dat het digitale systeem dezelfde informatie bevat als de papieren brief.
  • Termijnen:
    • Is je aanvraag compleet, dan volgt binnen 8 weken een besluit.
    • Moet je informatie aanvullen, dan volgt binnen 4 weken na die aanvulling een besluit.
    • Een onvolledige aanvraag kan buiten behandeling worden gelaten.

Waar moet het digitale systeem aan voldoen

  • De handhaver moet alle informatie kunnen zien, net als op de papieren brief.
  • De ontdoener, de vervoerder en de ontvanger moeten alle gegevens kunnen inzien.
  • Er moeten minimaal in staan:
    • naam en adres van alle partijen en de VIHB-nummers;
    • het afvalstroomnummer en de euralcode;
    • de verwerkingsmethode;
    • de datum en de hoeveelheden van het transport.

Bestaande ontheffingen Het LMA houdt een openbare lijst bij van organisaties die toestemming hebben voor een digitale begeleidingsbrief (LMA, Afgegeven toestemmingen).

  • De besluiten lopen van 2005 tot en met 2026.
  • Het gaat om allerlei systemen: pasjes, PDA's en handterminals, apps op smartphone of tablet, boordcomputers, barcodes en softwareplatforms.
  • Bij sommige ontheffingen moet het digitale systeem samen met het papieren formulier worden gebruikt.
  • Bij elke organisatie staan de aanvraag en het besluit gelinkt. Daar lees je de voorwaarden die voor die specifieke ontheffing gelden.

Let op bij gevaarlijk afval Volgens artikel 7.65 van het Bal mag je gevaarlijke afvalstoffen niet in ontvangst nemen zonder omschrijving en zonder begeleidingsbrief zoals bedoeld in artikel 10.39 van de Wet milieubeheer [1]. Een digitale brief zonder ontheffing voldoet daar niet aan.

Mogelijke wijzigingen In zijn jaarrapport over 2024 schrijft het LMA dat "Europese regels voor het rijden met digitale informatie" mogelijk gevolgen hebben voor het gebruik van digitale begeleidingsbrieven in Nederland [2]. Ik heb geen bron gevonden waarin staat dat de ontheffingsplicht al is veranderd.

Bronnen:

Q.04