Begeleidingsbrief afvalstoffen invullen, voorbeeld en digitaal
Een begeleidingsbrief is in beginsel nodig bij vervoer van bedrijfsafval en gevaarlijk afval. Wie vult hem in, wat is verplicht en mag het digitaal?
Begeleidingsbrief voor afvalstoffen
Een begeleidingsbrief legt vast wie afval afgeeft, waar het vandaan komt, waar het heen gaat en om welke afvalstof het gaat. Bij vervoer van bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen is hij in beginsel verplicht, met een beperkt aantal uitzonderingen die het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA) noemt. Je gebruikt het officiële formulier. Voor een digitale versie is toestemming nodig.
Wie doet wat met de begeleidingsbrief
De ontdoener geeft de begeleidingsbrief mee. Tijdens het afvaltransport heeft de vervoerder hem bij zich en overhandigt hem aan de ontvanger. Zonder de vereiste begeleidingsbrief accepteert de ontvanger het afval niet. Partijen mogen onderling afspreken wie het formulier invult (LMA).
Let op het verschil tussen afzender en ontdoener. De afzender organiseert het transport of geeft er opdracht voor. Dat hoeft niet de partij te zijn bij wie het afval ontstaat. Het formulier geeft elke rol een eigen vak (LMA, omschrijving begeleidingsbrief).
Wanneer heb je geen begeleidingsbrief nodig
De uitzonderingen hieronder gelden afzonderlijk. Controleer per uitzondering of je transport aan de voorwaarden voldoet.
| Situatie | Voorwaarde |
|---|---|
| Import of export | Er gaat al een EVOA-transportdocument of Bijlage VII mee. |
| Vervoer met een voertuig waarvoor rijbewijs B volstaat | Niet als rijbewijs BE nodig is, bijvoorbeeld bij een grote aanhanger. |
| Maximaal 500 kg afval | Alleen niet-gevaarlijk afval. |
| Niet-beroepsmatige inzameling van papier of textiel | Bijvoorbeeld door een vereniging. |
| Ingezameld huishoudelijk afval | Aantoonbaar rechtstreeks naar een locatie waar uitsluitend wordt overgeslagen. |
| Bedrijfsafval dat naar soort en aard op huishoudelijk afval lijkt | Dezelfde voorwaarde: aantoonbaar rechtstreeks naar uitsluitend overslag. |
| Veegvuil, marktafval, drijfafval en RKG-slib | Ook aantoonbaar rechtstreeks naar uitsluitend overslag. |
Bron: LMA, begeleidingsbrief.
De rijbewijs B-uitzondering en de 500 kg-uitzondering zijn twee aparte uitzonderingen, geen gecombineerde voorwaarden. De 500 kg-uitzondering geldt niet voor gevaarlijk afval. Verwar de 500 kg ook niet met de 50 kg per afgifte die bij sommige uitzonderingen op de ontvangstmelding speelt. Grensoverschrijdend vervoer heeft eigen EVOA-regels en valt buiten dit artikel.
De begeleidingsbrief invullen
Begin vóór de afvoer. Leg vast welke afvalstof je afgeeft, met aard of samenstelling en Euralcode, wie de ontdoener is en waar het afval vandaan komt (LMA, basissystematiek). Daarna vul je de rollen en locaties in: afzender, ontdoener, herkomst, bestemming, vervoerder of inzamelaar, en de afvalgegevens. Bij de afvalgegevens horen onder meer de gebruikelijke benaming, de verpakking, de Euralcode, de verwerkingsmethode en waar nodig het afvalstroomnummer (LMA, omschrijving begeleidingsbrief).
Het formulier werkt met kleuren (LMA). Donkere velden zijn verplicht. Gearceerde velden hangen af van de situatie, zoals de gegevens van een uitbesteed vervoerder, het VIHB-nummer als dat vereist is, het kenteken bij repeterende vrachten en het afvalstroomnummer als daarvoor een plicht geldt. Witte velden zijn niet verplicht. Daaronder vallen het factuuradres, postcodes, de geschatte hoeveelheid en de handtekening van de afzender.
Sommige gegevens ken je bij vertrek nog niet. Op het witte origineel is de ontvangstdatum niet verplicht. Op de doorslagen zijn ontvangstdatum, definitief gewicht en handtekening van de ontvanger wel verplicht. De vervoerder tekent bij het aannemen van de zending. Het witte origineel blijft bij degene die het afval laat afvoeren. Bij aankomst bepaalt de ontvanger het definitieve gewicht en tekent hij voor ontvangst (LMA, basissystematiek).
Besteed je het vervoer uit? Kruis dan in vak 5 "uitbesteed vervoerder" aan en vul in vak 4a diens gegevens in. Je hoeft daarvoor geen nieuwe begeleidingsbrief te maken (LMA).
Begeleidingsbrief voorbeeld en pdf
LMA biedt op de pagina over de begeleidingsbrief een download aan met een voorbeeld van het formulier. Er is een versie met drie doorslagen en een versie met vier doorslagen. De versie met vier doorslagen is voor transport dat een handelaar of bemiddelaar organiseert. Een eigen Excel-sjabloon is dat formulier niet. Wil je per onderdeel weten wat er moet staan, lees dan de toegankelijke omschrijving van de begeleidingsbrief.
Digitale begeleidingsbrief
De regels gaan volgens LMA uit van een papieren begeleidingsbrief. Voor een digitale oplossing heb je toestemming van de minister nodig. LMA noemt dat ook een ontheffing en behandelt de aanvraag namens de minister (LMA, digitale begeleidingsbrief). Een app, tablet, boordcomputer of chipkaart geeft dus geen automatische vrijstelling. Een pdf of foto op je telefoon ook niet.
De oplossing moet aan een paar eisen voldoen. Een toezichthouder moet direct alle gegevens kunnen zien die ook op papier staan. Ontdoener, vervoerder en ontvanger moeten de gegevens voor hun eigen administratie kunnen krijgen. Bij de aanvraag kan LMA om schermafbeeldingen vragen (LMA, aanvraag en voorwaarden).
Gebruik je software van een ander? Controleer dan of die oplossing onder een afgegeven toestemming valt en welke voorwaarden in het besluit staan. Die lijst is je startpunt. Het is geen algemene goedkeuring van elk digitaal formulier.
Een papieren brief achteraf scannen is iets anders dan een digitale begeleidingsbrief gebruiken tijdens het vervoer. De scan dient voor de administratie.
Bewaren, afvalstroomnummer en melding
De ontvanger die de ontvangst aan LMA moet melden, bewaart de begeleidingsbrief minimaal vijf jaar, op papier of als volledige scan. De andere partijen moeten een goede afvaladministratie vijf jaar bewaren (LMA).
De begeleidingsbrief, het afvalstroomnummer en de LMA-melding zijn drie aparte verplichtingen. Een ontvanger die niet meldingsplichtig is, kent geen afvalstroomnummer toe (LMA, basissystematiek). Geen nummer betekent niet automatisch geen begeleidingsbrief. Een voorbeeld uit de praktijk: vervoer je grond of baggerspecie naar een toepassingslocatie, dan is volgens IPLO geen afvalstroomnummer nodig. Een begeleidingsbrief kan bij vervoer als afvalstof dan wel vereist zijn.
Het besluit en de regeling staan op wetten.overheid.nl. Bij een randgeval lees je daar de actuele tekst.
De vraag of jouw transport een begeleidingsbrief nodig heeft, kun je ook stellen aan RegAffairs AI, dat antwoordt met bronnen uit officiële publicaties.